Nắm vững quy trình tổ chức tiệc tất niên chuẩn và tiết kiệm

Tiệc tất niên là một sự kiện quan trọng hằng năm để đánh giá và nhìn lại hành trình đã đi qua, cùng nhau chia sẻ những giây phút thành công và khởi động nguồn năng lượng cho một năm mới với mục tiêu vượt bậc hơn. Vì thế, hầu hết 90% doanh nghiệp dù lớn nhỏ đều không thể bỏ qua sự kiện quan trọng này. Nhưng với nguồn kinh phí eo hẹp thì bạn phải làm thế nào để tổ chức một buổi tiệc tất niên trọn vẹn, chu đáo nhưng tiết kiệm ngân sách cho công ty của mình? Nếu muốn làm được điều này, các bạn cần phải nắm vững các yếu tố quan trọng sau trong quy trình tổ chức tiệc tất niên.
 

Quy trình tổ chức tiệc tất niên

Xác định số lượng người tham dự 
Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng trong quy trình tổ chức tiệc tất niên giúp bạn kiểm soát ngân sách mà không gây lãng phí. Cụ thể, bạn phải xem xét nhân viên tham dự sự kiện tất niên sẽ là có tổng cộng bao nhiêu người? Bên cạnh toàn bộ nhân viên công ty, bạn sẽ mời những vị khách quan trọng nào, các đối tác chiến lược nào? Việc ước tính chính xác hoặc gần chính xác số lượng khách mời sẽ giúp bạn đặt đủ số bàn tiệc mà không hoang phí. 
 

Chọn ngày tổ chức
Đây là một tiêu chí quan trọng tiếp khi mà khi lên quy trình tổ chức tiệc tất niên bạn phải đưa vào ưu tiên hàng đầu. Chọn ngày tổ chức sớm sẽ giúp bạn chọn được địa điểm, sảnh tiệc phù hợp và không phát sinh nhiều chi phí khi đặt quá cận ngày và không còn nhiều sự lựa chọn. Bạn cũng có thể tránh các ngày cao điểm như cuối tuần hoặc quá cận cuối năm vì khi đó lượng tiệc đặt sẽ rất nhiều, chi phí phụ thu sẽcao hơn ngày thường.
 

Lên kế hoạch ngân sách
Bạn cần phải xác định ngân sách tổng thể mà doanh nghiệp của bạn cho phép chi sự kiện tất niên lần này là bao nhiêu. Từ đó ước tính được giá trị bàn tiệc tương ứng. Đồng thời, biết được ngân sách dự kiến, bạn có thể phân bổ cho các hạng mục khác như trang trí tiệc tất niên, thuê trang thiết bị… 
 

Liệt kê danh sách các trung tâm hội nghị tiệc cưới phù hợp
Sau khi đã xác định được ngân sách, số lượng khách mời tham dự thì bạn hãy list ra danh sách những trung tâm hội nghị phù hợp để tổ chức tiệc tất niên cho doanh nghiệp của mình, sau đó liên hệ trực tiếp để khảo sát địa điểm, không gian, sảnh tiệc và chi phí dịch vụ. 
Việc khảo sát này rất cần thiết để đánh giá chính xác lợi thế ưu nhược điểm của mỗi nơi, sức chứa của sảnh tiệc có phù hợp hay không, sự sang trọng của không gian, các tiện ích đi kèm như thế nào. Phong cách của trung tâm có đáp ứng được nhu cầu của sự kiện tất niên và phong cách tiệc mà bạn đang hướng đến không? 
Quan trọng hơn hết là so sánh phí dịch vụ, giá bàn tiệc và ưu đãi đi kèm của các trung tâm hội nghị để có sự cân đối phù hợp với ngân sách của mình. 
 

Chốt chọn địa điểm và đặt cọc, ký hợp đồng
Sau khi đã tham khảo và chọn được một địa điểm ưng ý nhất, hãy tiến hành đặt cọc ký hợp đồng để giữ được cho mình vị trí sảnh tiệc mà bạn ưng ý. Sau đó, cùng đội ngũ tư vấn của trung tâm hội nghị bàn bạc về cách thức triển khai, kế hoạch thực hiện và những yêu cầu để có sự thống nhất về phương án tổ chức. 
Hãy lưu ý các thông tin và điều khoản giữa hai bên cần được ghi rõ trong hợp đồng song song với các chi phí cho từng hạng mục để đảm bảo quyền lợi và tránh việc phát sinh chi phí về sau. 
 

Gửi thông tin và thiệp mời đến mọi người
Sau khi đã chốt ngày giờ và địa điểm, bạn cần gửi thông báo hoặc thiệp mời đến toàn bộ quan khách để họ có thể sắp xếp thời gian tham dự.

Thuê thêm các dịch vụ bên ngoài nếu cần
Thông thường, ở các trung tâm hội nghị tiệc cưới đều đã có dịch vụ trọn gói như thuê màn hình Led, trang thiết bị hệ thống âm thanh ánh sáng, trang trí tiệc tất niên theo concept yêu cầu… Tuy nhiên, trong trường hợp bạn cần thuê thêm dịch vụ tổ chức sự kiện bên ngoài thì hãy liên hệ sớm làm việc để họ có sự chuẩn bị chu đáo nhất và phối hợp thống nhất với trung tâm hội nghị. 
Nhưng Vạn Lộc Phát Palace cho rằng để tổ chức tiệc tất niên tiết kiệm thì quý đối tác nên tận dụng các dịch vụ có sẵn được hỗ trợ trọn gói thay vì tìm kiếm các dịch vụ riêng lẻ để hạn chế tốn kém quá nhiều chi phí.
 

Theo dõi, giám sát tiến độ thực hiện
Trong quy trình tổ chức tiệc tất niên, sẽ không thể bỏ qua bước giám sát và theo dõi tiến độ thực hiện. Cụ thể, trước ngày tiệc diễn ra, phía công ty nên cử người đến khảo sát và chốt lại các hạng mục thực hiện, theo dõi tiến độ thực hiện hoặc chuẩn bị của phía trung tâm hội nghị để kịp tiến độ tổ chức sự kiện.
 

Tổ chức tiệc tất niên theo kế hoạch
Đã đến ngày tổ chức tiệc tất niên, đại diện phía công ty sẽ làm việc trực tiếp và phối hợp với nhà hàng để thực hiện các khâu tiếp đón quan khách, hướng dẫn vị trí ghế ngồi cho mọi người, tổ chức các hoạt động giao lưu văn nghệ theo kế hoạch chương trình, phục vụ thực đơn cho mọi người cùng nhau thưởng thức.

Trên đây là quy trình tổ chức tiệc tất niên chu đáo, tiết kiệm mà Trung Tâm Hội Nghị - Tiệc Cưới Vạn Lộc Phát Palace gửi đến quý đối tác. Chúc quý đối tác sẽ có những sự chuẩn bị và kế hoạch tỉ mỉ nhất để tổ chức một buổi tất niên thành công, đánh dấu chặng đường phát triển của doanh nghiệp. 

Hãy liên hệ ngay đội ngũ tư vấn của Vạn Lộc Phát Palace để được tư vấn quy trình tổ chức tiệc tất niên và những ưu đãi từ trung tâm nhé!
 

Chia sẻ ngay