Quy trình tổ chức tiệc tất niên hoàn hảo

Quy trình tổ chức tiệc tất niên chi tiết chi tiết sẽ bao gồm 6 phần quan trọng theo thứ tự sau đây:
1.Xác định số lượng người tham gia:

Ảnh từ khách hàng Vạn Lộc Phát Palace

Đây là yếu tố quan trọng đầu tiên trong  quy trình tổ chức tiệc tất niên công ty. Thông thường, tiệc tất niên sẽ dành cho nhân viên toàn bộ công ty từ các phòng ban, bên cạnh đó tham dự tiệc còn có các khách mời là người thân gia đình của ban giám đốc, các đối tác quan trọng… Bạn cần phải lên danh sách cụ thể số lượng người tham gia để có cơ  sở lựa chọn các hạng mục đi kèm phía sau.

2.Lập kế hoạch ngân sách:
Lập bảng dự trù kinh phí là yếu tố cần thiết trong quy trình tổ chức tiệc tất niên để đảm bảo chi phí không vượt ngoài ngân sách, cũng như có cơ sở lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ phù hợp. Kế hoạch ngân sách tất niên sẽ bao gồm chi phí đặt tiệc, chi phí trang trí, thuê các tiện nghi âm thanh ánh sáng, thuê ban nhạc MC nếu có, phí quà tặng cho nhân viên… Các hạng mục nên được liệt kê càng chi tiết càng tốt để trình duyệt kế hoạch ngân sách một lần trước khi tổ chức tiệc.

3.Xác định thời gian và địa điểm tổ chức
Sau khi đã xác định được ngân sách và số lượng người tham dự, nhà tổ chức cần xác định thời gian và chọn địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô tiệc. Chọn địa điểm tổ chức chuyên nghiệp, uy tín với dịch vụ chất lượng quyết định 70% thành công của bữa tiệc tất niên công ty.

Ảnh từ khách hàng Vạn Lộc Phát Palace

Về thời gian tổ chức tiệc tất niên, quý đối tác nên được xác định sớm để tránh việc cận ngày vào dịp cuối năm sẽ khó tìm được địa điểm ưng ý. Đồng thời, để tránh chi phí đội lên cao khi tổ chức vào các ngày cuối tuần thì quý đối tác có thể chọn những buổi chiều tối trong tuần để tổ chức. 

Khi chọn địa điểm tổ chức tiệc, quý đối tác nên tìm hiểu tham khảo thông tin từ nhiều trung tâm hội nghị hoặc nhà hàng khác nhau để so sánh báo giá, dịch vụ, ưu đãi tìm ra một nơi phù hợp nhất đảm bảo uy tín, chất lượng mà vẫn có mức chi phí hợp lý. 

Trong quá trình này, ngoài chọn địa điểm và không gian thì quý đối tác cũng cần xác định thực đơn đãi tiệc phù hợp với tiêu chí nguồn ngân sách được duyệt. Một lưu ý nhỏ là quý đối tác có thể chọn dịch vụ đặt tiệc tất niên trọn gói để tiết kiệm chi phí và được hỗ trợ từ đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp trong quá trình tổ chức tiệc. 

4.Lên ý tưởng và kịch bản 
Kịch bản và ý tưởng chủ đạo là xương sống quan trọng đối với bất kỳ sự kiện nào, đặc biệt đối với tiệc tất niên công ty, đây là bước quan trọng trong quy trình tổ chức chúng ta không thể qua loa mà phải kỹ lưỡng, chi tiết. Nếu không có một kịch bản đặc sắc, tiệc tất niên sẽ dễ đi vào lối mòn nhàm chán mà không tạo được dấu ấn riêng. Kịch bản cần thực hiện sẽ phải liệt kê chi tiết trình tự các hoạt động diễn ra trong sự kiện. Lưu ý, đừng quên sáng tạo những điểm nhấn ấn tượng cho kịch bản bằng các key moment đắt giá để tạo nên sự mới lạ, độc đáo. 

5.Trang trí không gian tiệc tất niên
Bạn có thể thuê đơn vị tổ chức sự kiện bên ngoài hoặc tận dụng nhân sự nội bộ công ty, phối hợp với đội ngũ nhân sự tại trung tâm hội nghị tiệc cưới cùng nhau trang trí không gian tiệc tất niên để tiết kiệm được chi phí. Thông thường, khâu này sẽ được chuẩn bị sát với thời gian diễn ra tiệc.

6.Chuẩn bị chu đáo các tiết mục trong chương trình

Ảnh từ khách hàng Vạn Lộc Phát Palace

Có rất nhiều tiết mục sẽ diễn ra trong tiệc tất niên nhằm khuấy động không khí sôi nổi, gắn kết các phòng ban. Nếu có ngân sách dư dả, quý đối tác có thể thuê KOLs bên ngoài với sự xuất hiện của các khách mời đặc biệt. Nhưng để tiết kiệm ngân sách và tạo sự gắn kết giữa các phòng ban, chúng ta có thể huy động nhân sự nội bộ công ty chuẩn bị những tiết mục văn nghệ, ca hát để biểu diễn trong sự kiện tất niên lần này. 
Trên đây là quy trình tổ chức tiệc tất niên công ty mà Vạn Lộc Phát Palace muốn chia sẻ thông tin tham khảo đến quý đối tác giúp quý đối tác có thêm định hướng chi tiết lập kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm sắp tới cho doanh nghiệp, tổ chức của mình.

Đồng hành cùng quý đối tác trong hành trình lưu dấu mùa tiệc tất niên 2022, Trung Tâm Hội Nghị - Tiệc Cưới Vạn Lộc Phát Palace triển khai chương trình ưu đãi tiệc tất niên trọn gói giá chỉ từ 4.220.000 VNĐ/bàn. Để được tư vấn chi tiết và lựa chọn thực đơn đặc sắc cho buổi tiệc, quý đối tác hãy liên hệ ngay đội ngũ tư vấn để được hỗ trợ chi tiết nhé.
 

Chia sẻ ngay