Quy trình tổ chức hội nghị cho doanh nghiệp tiết kiệm và chuyên nghiệp

Cùng tham khảo bài viết sau đây của Vạn Lộc Phát Palace để tìm hiểu cụ thể hơn về quy trình tổ chức hội nghị cho doanh nghiệp một cách bài bản và đặc sắc nhé. 

Quy trình tổ chức hội nghị cho doanh nghiệp

Lên kế hoạch tổng thể, xác định mục tiêu và tính chất hội nghị
Quy trình tổ chức hội nghị cho doanh nghiệp sẽ bắt đầu bằng việc lên kế hoạch tổng thể bao gồm việc xác định mục tiêu, tính chất và hình thức tổ chức hội nghị; đối tượng khách mời tham dự và ngân sách tổng thể dự kiến. Đây là kim chỉ nam quan trọng giúp đơn vị tổ chức có cái nhìn khái quát và chuẩn bị chu đáo cho hội nghị của mình, đảm bảo mọi việc diễn ra theo kế hoạch và không phát sinh quá nhiều vấn đề ngoài ý muốn.

Nguồn ảnh: Internet

Xác định số lượng người tham dự
Xác định số lượng khách mời tham dự rất quan trọng khi tổ chức hội nghị cho doanh nghiệp. Đây là tiêu chí quan trọng để bạn xác định không gian tổ chức, hình thức và việc phân bổ ngân sách cho hợp lý; chuẩn bị quà tặng lưu niệm…

Phân bổ nhân sự phụ trách 
Nhân sự phụ trách các hạng mục cần nắm rõ trách nhiệm của mình, thời gian thực hiện để đảm bảo đúng deadline tiến độ, chuyên môn hóa người nào việc nấy sẽ đảm bảo hội nghị diễn ra suôn sẻ, được giám sát chặt chẽ và tổ chức hoàn chỉnh theo kế hoạch đã đề ra. Các phòng ban liên quan được giao nhiệm vụ cần có trách nhiệm theo sát với công việc mình phụ trách, phối hợp với người điều phối chung để thống nhất các phương án thực thi cho đồng bộ. 

Xây dựng key moment cho hội nghị thêm đặc sắc, ấn tượng
Việc tổ chức hội nghị cho doanh nghiệp ngày nay đòi hỏi các công ty phải có sự đầu tư về nội dung để tạo nên điểm nhấn ấn tượng, thu hút khách hàng với không khí sinh động, cuốn hút. Do đó, các với việc tổ chức hội nghị cho doanh nghiệp truyền thống, các bạn cần sáng tạo key moment đắt giá (những khoảnh khắc ấn tượng, nội dung giá trị, hoặc sự xuất hiện của nhân vật đặc biệt nổi tiếng có vai trò trong ngành…) để mang lại giá trị nổi bật cho hội nghị của mình trong mắt khách hàng, đối tác. 
 

Tìm kiếm địa điểm tổ chức hội nghị cho doanh nghiệp phù hợp
Đây là yếu tố quan trọng quyết định 50% sự thành công của một hội nghị doanh nghiệp. Chọn địa điểm tổ chức, bạn cần phải lưu ý về không gian, quy mô của trung tâm hội nghị có phù hợp với sự kiện và số lượng khách mời hay không; đồng thời nơi đó có đầy đủ các dịch vụ tiện ích đi kèm để đáp ứng yêu cầu tổ chức hội nghị một cách trọn vẹn. Hãy tham khảo trực tiếp tại các trung tâm, yêu  cầu tư vấn và báo giá cụ thể cho kế hoạch hội nghị để có sự cân đối chi phí phù hợp. 

Theo dõi, giám sát và phối hợp triển khai thực hiện
Việc theo dõi giám sát và đôn đốc thực hiện giữa các bộ phận là cần thiết để đảm bảo tiến độ, hạn chế những sai sót và kịp thời điều chỉnh. Bạn cũng cần phối hợp với các nhà cung cấp hoặc dịch vụ bên ngoài để đảm bảo họ thực hiện đúng theo kế hoạch ban đầu đã được đề ra, tránh việc phát sinh các vấn đề quá cận ngày tổ chức sẽ khiến doanh nghiệp rơi vào thế bị động. 

Đánh giá thành công ưu nhược điểm của hội nghị
Trong quy trình tổ chức hội nghị cho doanh nghiệp thì đây là bước cuối cùng  nhưng cũng không thể bỏ qua. Cả đơn vị tổ chức và các bộ phận có thể ngồi lại để đánh giá hiệu quả của hội nghị, hiệu ứng truyền thông, nhận xét của khách mời... để so sánh mức độ thành công của hội nghị so với dự kiện. Từ đó bạn có thể rút ra kinh nghiệm từ những lần tổ chức hội nghị cho doanh nghiệp sau này. 

Vạn Lộc Phát Palace là một trong những Trung tâm Hội Nghị - Tiệc Cưới uy tín, chuyên nghiệp bậc nhất Bình Dương – là điểm đến được nhiều đối tác lựa chọn tổ chức hội nghị doanh nghiệp. Với hệ thống sảnh tiệc sang trọng bề thế, khuôn viên rộng rãi, cảnh quan xanh mát đầy phúc lành; Vạn Lộc Phát Palace chính là một nơi hứa hẹn ghi dấu những hội nghị trọng đại, đánh dấu hình ảnh và vị thế chuyên nghiệp, đẳng cấp của doanh nghiệp trong mắt khách mời. Dịch vụ trọn gói tiện lợi với đa dạng hình thức tiệc hội nghị từ tiệc nhẹ teabreak đến tiệc mặn hoặc tiệc outside đều được Vạn Lộc Phát Palace chuẩn bị chu đáo, trang trọng. Bên cạnh đó là đội ngũ nhân sự giàu chuyên nghiệp và sự tận tâm luôn đồng hành cùng quý công ty trong suốt quá trình tổ chức hội nghị đảm bảo sự kiện diễn ra trọn vẹn và hài lòng nhất với quý đối tác nói riêng và khách mời tham dự nói chung.

Quý đối tác hãy liên hệ ngay đội ngũ tư vấn của Vạn Lộc Phát Palace để chúng tôi có thể hỗ trợ tư vấn những chương trình ưu đãi dành cho quý công ty khi cần tổ chức hội nghị cho doanh nghiệp và cùng lên kế hoạch cho một buổi hội nghị đặc sắc, chuyên nghiệp sắp tới nhé. 

Chia sẻ ngay