Làm thế nào để thiết kế kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng

6 Lưu ý để có kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng chỉn chu, chuyên nghiệp
Trước khi tiến hành viết kịch bản hội nghị khách hàng, bạn cần nghiên cứu chi tiết về sự kiện của mình. Những thông tin bạn phải nắm rõ sẽ bao gồm mục đích tổ chức hội nghị, đối tượng khách hàng, thời lượng tổ chức, địa điểm tổ chức và quan trọng nhất chính là concept – Chủ đề của sự kiện. Những yếu tố này sẽ quyết định đến việc bạn xây dựng kịch bản như thế nào, phân bổ nguồn lực nhân sự ra sao và bám sát vào đâu để triển khai những hạng mục liên quan, từ đó tạo nên tính nhất quán tổng thể cho sự kiện của mình. 

Đồng thời, dựa vào những yếu tố này bạn cũng có thể xác định bạn sẽ cần bám vào đâu để tạo nên tính ấn tượng đặc sắc cho kịch bản  của mình thay vì chỉ tuân thủ nguyên tắc chung khi xây dựng kịch bản hội nghị khách hàng. 

Mục đích tổ chức hội nghị
Bạn tổ chức hội nghị khách hàng nhằm mục đích gì? Ra mắt sản phẩm, tri ân khách hàng... đều sẽ có những kịch bản khác nhau.Việc xác định mục đích của một hội nghị sẽ giúp bạn lựa chọn mẫu kịch bản phù hợp cho mình, trên cơ sở đó thiết lập những hạng mục và hoạt động phù hợp.

Đối tượng khách mời
Đối tượng khách mời của bạn là ai và những vị khách của bạn sẽ bị thu hút bởi điều gì? Một kịch bản có hay đến mấy nhưng không hợp “gu” của khách tham dự thì cũng không thu về kết quả mong đợi. Vì vậy, hãy xác định chính xác nhóm đối tượng khách mời mà hội nghị khách hàng lần này sẽ hướng đến để có thể xây dựng kịch bản phù hợp với đặc điểm chân dung khách hàng của mình nhé.

Concept chủ đạo
Concept chính là linh hồn của một sự kiện. Hội nghị khách hàng cũng không nằm ngoài điều này. Kịch bản thì sẽ là mẫu chung nhưng sự khác biệt sẽ được tạo nên từ những ý tưởng kịch bản đặc sắc mang đậm dấu ấn concept chủ đạo mà hội nghị khách hàng của bạn mang lại. Vì vậy, tuy hơi khó khăn và kì công một chút nhưng đừng bỏ qua thời gian để sáng tạo concept cho hội nghị khách hàng của mình. Và khi lên kịch bản tổ chức hội nghị, các bạn hãy bám vào đó để xây dựng các hoạt động và sự kiện liên quan phù hợp, nhất quán để tạo nên một bức tranh tổng thể đồng nhất về ý tưởng cho sự kiện của mình.

Địa điểm tổ chức
Vì sao kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng có liên quan đến địa điểm tổ chức và ngược lại?
Khi bạn có những ý tưởng thiết kế kịch bản rất đặc sắc, ấn tượng nhưng bạn vẫn cần một không gian đủ “tầm” để hiện thực hóa những ý tưởng đó. Bạn muốn mang lại những hoạt động ấn tượng sôi động cho hội nghị khách hàng bên cạnh đó là những bữa tiệc ẩm thực độc đáo hấp dẫn. Nhưng tất cả chỉ thành công khi bạn lựa chọn được một đối tác địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng phù hợp với kế hoạch của mình đề ra. 

Vì vậy, khi lên kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng, các bạn cũng nên hình thành trong đầu lựa chọn địa điểm tổ chức nào cho phù hợp. 

Khi làm việc với các đối tác đặt tiệc hội nghị khách hàng tại Trung Tâm Hội Nghị - Tiệc Cưới Vạn Lộc Phát Palace, đội ngũ nhân sự phụ trách tổ chức hội nghị tại trung tâm cũng luôn trao đổi tỉ mỉ, chi tiết về kịch bản mà khách hàng sẽ triển khai để có sự chuẩn bị chu đáo, trọn vẹn nhất cho mọi hạng mục, mọi ý tưởng đảm bảo hội nghị sẽ diễn ra hoàn hảo như dự kiến và mang lại những trải nghiệm đặc biệt nhất cho quan khách tham dự. Chính sự am hiểu, kinh nghiệm dày dặn và sự tận tâm khi tư vấn và hỗ trợ triển khai mà Trung Tâm Hội Nghị - Tiệc Cưới Vạn Lộc Phát Palace luôn nhận được sự tín nhiệm của khách hàng khi cần tìm kiếm một địa điểm tổ chức hội nghị uy tín, chất lượng ở khu vực Thuận An, Bình Dương.

Tuân thủ trình tự kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng và các loại kịch bản phụ cần thiết
Một hội nghị khách hàng sẽ có 3 phần: Mở đầu, nội dung chính và kết thúc. Dù bạn thực hiện hội nghị khách hàng với hình thức nào, mục tiêu nào thì cũng cần tuân theo nguyên tắc chung của kịch bản hội nghị. 

Bên cạnh kịch bản tổng quan sự kiện, mỗi bộ phận/ nhân sự sẽ có kịch bản riêng của mình. Thông thường, sẽ có các kịch bản như kịch bản MC có lời dẫn với ngôn ngữ trau chuốt kĩ càng, văn phong lịch sử phù hợp tính chất của sự kiện. Song song đó là kịch bản âm thanh ánh sáng để điều phối các bộ phận âm thanh ánh sáng kết hợp đồng bộ với các sự kiện diễn ra trong hội nghị.

Sáng tạo key moment ấn tượng
Để tạo sự khác biệt so với những hội nghị khách hàng thông thường và ghi lại dấu ấn đặc biệt trong lòng khách hàng về hình ảnh thương hiệu với sự chỉn chu, chuyên nghiệp và ấn tượng thì sẽ không thể thiếu sự xuất hiện của những key moment đắt giá.
Bạn hãy sáng tạo để tìm ra một ý tưởng độc đáo làm điểm nhấn cho hội nghị của mình và sắp xếp key moment hợp lý vào kịch bản để đưa ra đúng lúc để mang lại cảm xúc bất ngờ và khó quên cho quan khách. 

Trên đây là những chia sẻ từ trung tâm hội nghị Vạn Lộc Phát Palace để giúp các bạn có thêm thông tin tham khảo khi thiết kế kịch bản hội nghị khách hàng. Vạn Lộc Phát Palace tự hào được lựa chọn cùng đồng hành cùng quý đối tác trong những sự kiện hội nghị khách hàng đỉnh cao. Hi vọng với dịch vụ chuẩn mực, chuyên nghiệp và chất lượng bậc nhất của mình, Vạn Lộc Phát Palace xứng đáng là nơi được lựa chọn lưu dấu ấn thành công cho những sự kiện đặc sắc của quý đối tác. 

Chia sẻ ngay