Kinh nghiệm tổ chức tiệc outside catering hoàn hảo cho doanh nghiệp

Tiệc outside catering là gì? 

Tiệc outside catering là mô hình phục vụ tiệc không phải ở nhà hàng, khách sạn mà tại địa điểm theo yêu cầu của khách. Địa điểm có thể là bãi biển, sân vườn, hội trường, bể bơi, sân thượng tòa nhà,... Hầu hết các sự kiện của công ty như hội nghị, hội thảo, team-building, sinh nhật, tiệc tất niên, liên hoan công ty, tiệc khách hàng...đều phù hợp với loại hình tiệc outside catering. 

Trải nghiệm một bầu không khí thoáng mát, rộng rãi, hòa quyện vào hơi thở thiên nhiên; các khách mời có thể tự do giao lưu, kết nối với nhau không giới hạn về không gian là những ưu điểm tuyệt vời giúp mô hình tiệc outside catering chiếm nhiều tình cảm các nhà tổ chức, doanh nghiệp.

Tuy nhiên, tổ chức và phục vụ tiệc outside catering thành công, suôn sẻ; quý đối tác cần lưu ý một số yếu tố quan trọng sau:
Chọn địa điểm phù hợp

Địa điểm là nhân tố quan trọng quyết định phần lớn đến thành công của mô hình tiệc outside catering. Chọn lựa và khảo sát địa điểm là công việc vô cùng quan trọng không thể bỏ qua. Qúy đối tác có thể chọn sân thượng, khuôn viên sân vườn của một điểm du lịch nào đó, bể bơi, bãi biển,... 
Nhưng điều quan trọng là nơi đó có đáp ứng được tiêu chí về độ lớn và tiện ích hay không. Địa điểm tổ chức outside catering cần vừa đủ rộng với số lượng khách mời tham dự, không nên quá chật chội, dễ dàng di chuyển. Đồng thời, hãy tập trung quan sát kỹ địa hình, nguồn điện nước, khu vực nấu ăn, dọn dẹp, hệ thống kỹ thuật điện nước,… có thỏa mãn các nhu cầu mà bạn đã đặt ra không. Sau khi khảo sát địa điểm, hãy bắt đầu lên phương án tổ chức cũng như lên ý tưởng trang trí sao cho thích hợp với không gian tại đó.

Chọn thời gian phù hợp
Tổ chức tiệc outside khá “kén” thời tiết. Vì thế, nhà tổ chức cần quan tâm các bản dự báo thời tiết và lựa chọn một khoảng thời gian đẹp, đảm bảo hạn chế tối đa khả năng phát sinh các vấn đề như mưa, bão... Thời gian ban ngày nắng đẹp hoặc một buổi chiều hoàng hôn thi vị chính là khoảng thời gian lý tưởng để bắt đầu buổi tiệc ngoài trời của mình.

Tính toán chi phí dự trù ngân sách phù hợp
Cũng như những loại hình tiệc khác, tổ chức tiệc outside catering cũng cần có được lập kế hoạch ngân sách dự kiến để có thể chủ động phân bổ chi phí hợp lý, không bị vượt quá dự trù chi phí ban đầu. Có khá nhiều hạng mục mà bạn cần đưa vào bảng ngân sách bao gồm: thuê địa điểm (nếu có), chi phí thực đơn món ăn, trang trí không gian, thuê âm thanh – ánh sáng, thuê phục vụ, bàn ghế... 

Chọn đơn vị cung cấp dịch vụ outside catering uy tín, chuyên nghiệp

Nếu quý đối tác chưa có kinh nghiệm tổ chức tiệc outside mà lại phải tự mình tốn công sức và thời gian lập kế hoạch, thực hiện mọi thứ thì khá lãng phí thời gian cũng như khó lòng đảm bảo sự hoàn hảo tối đa cho bữa tiệc. Cách tốt nhất là hãy chọn một đơn vị thay quý đối tác tổ chức dịch vụ tiệc outside catering, chuẩn bị mọi thứ thật tỉ mỉ, chu đáo.

Có một điểm cần lưu ý ở đây mà quý đối tác cần lưu ý. Đặc thù của mô hình dịch vụ tổ chức tiệc outside catering sẽ liên quan đến nhiều khâu như vận chuyển các dụng cụ cần thiết đến nơi phục vụ, chuẩn bị thức ăn, đồ uống và dọn dẹp sau bữa tiệc. 

Bên cạnh đó, dịch vụ này không chỉ cung cấp các món ăn mà còn bao gồm cả trang trí, tư vấn menu, set up bàn tiệc, dàn dựng âm thanh, ánh sáng… gần như trọn gói cho buổi tiệc. Vì thế, để tổ chức được một Outside Catering hoàn hảo sẽ phải đối mặt với nhiều thách thức, áp lực hơn mô hình tiệc inside truyền thống hoặc tiệc tổ chức tại nhà hàng. Do đó, đòi hỏi phải nhà cung cấp cần sự đầu tư, kinh nghiệm và có am hiểu và đối mặt với những thử thách khó trong nhiều tình huống.

Quý đối tác cần phải cẩn trọng chọn lựa nhà cung uy tín, chuyên nghiệp, so sánh ưu nhược điểm từ các giải pháp tổ chức tiệc mà các bên đưa ra cũng như cân đối ngân sách của mình cho phù hợp.

Trải nghiệm dịch vụ outside catering hoàn mỹ của Vạn Lộc Phát Palace

Trung Tâm Hội Nghị - Tiệc Cưới Vạn Lộc Phát Palace được biết đến là một trong những thiên đường sự kiện, tiệc cưới sang trọng và hoàn hảo bậc nhất tại Bình Dương. Bên cạnh đó, Vạn Lộc Phát Palace còn phát triển dịch vụ tổ chức tiệc outside catering để đáp ứng nhu cầu đa dạng của quý đối tác, doanh nghiệp trong hành trình tổ chức các sự kiện và đại tiệc. Chúng tôi mong muốn mang dịch vụ chuyên nghiệp, chu đáo và kho ẩm thực đặc sắc của mình đến với quý đối tác ở bất kỳ địa điểm nào mà bạn chọn lựa. 

Chỉ cần liên hệ Vạn Lộc Phát Palace, quý đối tác sẽ nhận được sự hỗ trợ tư vấn giải pháp tổ chức tiệc outside catering phù hợp với quy mô, tính chất sự kiện và dự trù ngân sách đã có. Dịch vụ outside catering trọn gói với đầy đủ các hạng mục từ khâu setup, trang trí không gian tiệc, phục vụ ẩm thực và tiếp đón, dọn dẹp sau tiệc... sẽ giúp quý đối tác yên tâm giao phó toàn bộ sự kiện của mình mà không phát sinh thêm chi phí nào khác cũng như hạn chế những rủi ro trong suốt quá trình tổ chức.

Với sự am hiểu, chuyên môn và hơn hết là thái độ tận tâm phục vụ mang đến những khoảnh khắc hoàn hảo, Trung Tâm Hội Nghị - Tiệc Cưới Vạn Lộc Phát Palace với dịch vụ outside catering là lựa chọn lý tưởng để tôn vinh thành công cho những sự kiện đáng nhớ của doanh nghiệp và nâng tầm vị thế của quý đối tác.

Hãy liên hệ ngay đội ngũ tư vấn của Vạn Lộc Phát Palace để được tư vấn dịch vụ outside catering trọn gói và lập kế hoạch chi tiết cho buổi tiệc sắp tới, sẵn sàng thiết lập những dấu ấn khác biệt cho tổ chức mình.

Chia sẻ ngay